Einführung in die Welt der Unternehmens-Identifikationsnummern

In Deutschland existiert ein System verschiedener Nummern, um Unternehmen, Selbstständige und Arbeitgeber eindeutig zu identifizieren. Jede dieser Nummern hat einen spezifischen Zweck und wird von einer anderen Behörde für unterschiedliche Anwendungsbereiche vergeben. Die vier zentralen Nummern – Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Betriebsnummer und die zukünftige Wirtschafts-Identifikationsnummer – sind für die Interaktion mit Finanzbehörden, Sozialversicherungsträgern und im innereuropäischen Handel von entscheidender Bedeutung.

1. Die Steuernummer

Die Steuernummer ist der primäre Identifikator für die Kommunikation mit dem nationalen, lokalen Finanzamt. Sie ist die grundlegendste Nummer, die jede steuerpflichtige Person, ob natürliche Person oder Unternehmen, für die Abwicklung ihrer Steuerangelegenheiten benötigt.

Zweck und Verwendung: Die Steuernummer dient der eindeutigen Zuordnung von Steuererklärungen, Vorauszahlungen, Bescheiden und jeglicher Korrespondenz mit dem zuständigen Finanzamt. Sie wird für alle nationalen Steuerarten wie die Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und auch die Umsatzsteuer im Inland verwendet. Auf jeder in Deutschland ausgestellten Rechnung an Endverbraucher oder an Unternehmen für rein nationale Lieferungen und Leistungen muss die Steuernummer des leistenden Unternehmers (oder alternativ die USt-IdNr.) angegeben werden.
Vergabe und Struktur: Die Steuernummer wird vom jeweils zuständigen Finanzamt am Sitz des Unternehmens oder am Wohnsitz des Steuerpflichtigen vergeben. Die Beantragung erfolgt in der Regel durch die Abgabe des "Fragebogens zur steuerlichen Erfassung" bei Aufnahme einer selbstständigen oder gewerblichen Tätigkeit. Die Struktur der Steuernummer ist in Deutschland nicht bundeseinheitlich, sondern variiert je nach Bundesland. Zwar gibt es seit 2008 ein Standardschema zur Vereinheitlichung, das sich aber noch nicht flächendeckend durchgesetzt hat. In der Regel besteht sie aus einer Kombination von Zahlen, die Aufschluss über das Bundesland, das zuständige Finanzamt und den spezifischen Steuerfall geben. Bei einem Umzug in den Zuständigkeitsbereich eines anderen Finanzamts wird eine neue Steuernummer vergeben.
Abgrenzung zur Steuer-ID: Für Privatpersonen gibt es zusätzlich die bundeseinheitliche und lebenslang gültige Steuer-Identifikationsnummer (IdNr), die primär für die Lohn- und Einkommensteuer verwendet wird. Die hier behandelte Steuernummer hingegen ist primär unternehmens- bzw. tätigkeitsbezogen.

2. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, oft als USt-IdNr. oder im Englischen als VAT-ID bezeichnet, ist ein spezieller Identifikator für Unternehmen, die am Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der Europäischen Union (EU) teilnehmen.

Zweck und Verwendung: Ihr Hauptzweck ist die korrekte Abwicklung der Umsatzsteuer bei grenzüberschreitenden Geschäften zwischen Unternehmen im EU-Binnenmarkt (sogenannte "Business-to-Business" oder B2B-Umsätze). Führt ein deutsches Unternehmen eine Lieferung oder Leistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat aus, kann diese unter bestimmten Voraussetzungen als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung deklariert werden. Voraussetzung dafür ist, dass beide Unternehmen eine gültige USt-IdNr. besitzen und diese auf der Rechnung angegeben wird. Der Leistungsempfänger im anderen EU-Staat muss dann den Erwerb in seinem Land versteuern (sogenanntes Reverse-Charge-Verfahren). Die USt-IdNr. ist somit das zentrale Instrument zur Anwendung dieses Verfahrens und zur Verhinderung von Steuerbetrug. Sie ist zudem im Impressum von Webseiten für kommerzielle Anbieter verpflichtend.
Vergabe und Struktur: Die USt-IdNr. wird auf Antrag kostenlos vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) in Saarlouis vergeben. Ein Unternehmen kann sie direkt bei der Gründung über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mitbeantragen oder auch später online beim BZSt anfordern. Voraussetzung ist eine bereits erteilte Steuernummer vom lokalen Finanzamt. Die Struktur der USt-IdNr. ist EU-weit standardisiert. Sie beginnt mit dem Länderkürzel (für Deutschland "DE"), gefolgt von neun Ziffern (DE123456789). Ihre Gültigkeit kann über das Bestätigungsverfahren des BZSt oder das europäische Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS) überprüft werden.

3. Die Betriebsnummer (BBNR)

Die Betriebsnummer ist der Schlüssel zur Sozialversicherung. Sie dient der Identifikation von Arbeitgebern und deren Beschäftigungsbetrieben und ist für die Meldung von sozialversicherungspflichtig Beschäftigten unerlässlich.

Zweck und Verwendung: Jeder Arbeitgeber, der mindestens einen Mitarbeiter beschäftigt (dazu zählen auch Minijobber, Auszubildende oder Praktikanten), benötigt eine Betriebsnummer. Sie wird für alle Meldungen an die Sozialversicherungsträger (Krankenkassen, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Unfallversicherung) verwendet. Ohne Betriebsnummer können keine Sozialversicherungsbeiträge abgeführt und keine Mitarbeiter bei den Krankenkassen angemeldet werden. Sie ist die Grundlage für die Erstellung von Statistiken der Bundesagentur für Arbeit über Beschäftigungsverhältnisse in Deutschland.
Vergabe und Struktur: Die Betriebsnummer wird vom Betriebsnummern-Service (BNS) der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken vergeben. Die Beantragung erfolgt elektronisch und ist kostenlos. Der Begriff "Betrieb" ist hierbei als eine nach Ort und Wirtschaftszweig abgegrenzte Beschäftigungseinheit zu verstehen. Ein Unternehmen kann also durchaus mehrere Betriebsnummern haben, wenn es über verschiedene, klar getrennte Standorte oder Tätigkeitsbereiche verfügt. Die Betriebsnummer ist eine achtstellige Ziffernfolge (z.B. 12345678).

4. Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.)

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ist eine in der Einführung begriffene, zukünftig zentrale Identifikationsnummer für alle wirtschaftlich tätigen Personen und Organisationen in Deutschland. Sie soll das Steuernummern-System modernisieren und vereinheitlichen.

Zweck und Verwendung: Das Hauptziel der W-IdNr. ist es, eine bundeseinheitliche, lebenslang gültige und ressortübergreifende Kennnummer für jeden wirtschaftlich Tätigen (Unternehmen, Selbstständige, Vereine etc.) zu schaffen. Sie soll die bisherigen Steuernummern für die Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuer ablösen und die Kommunikation zwischen der Wirtschaft und der Verwaltung erheblich vereinfachen. Langfristig soll sie als zentrales "Ordnungsmerkmal" für verschiedene Register (Handelsregister, Unternehmensregister etc.) dienen und Bürokratie abbauen. Sie ist das Pendant zur Steuer-Identifikationsnummer für natürliche Personen.
Vergabe und Status: Die W-IdNr. wird, wie die persönliche Steuer-ID, vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben. Das BZSt hat bereits damit begonnen, die Nummern zu generieren und sie den wirtschaftlich Tätigen postalisch mitzuteilen. Der Gesetzgebungsprozess zur flächendeckenden Nutzung der W-IdNr. ist jedoch komplex und noch nicht vollständig abgeschlossen. Aktuell (Stand 2024/2025) befindet sich die W-IdNr. noch in einer Einführungs- und Übergangsphase. Sie kann in der Praxis noch nicht vollumfänglich die klassische Steuernummer ersetzen. Unternehmen sollten die ihnen mitgeteilte W-IdNr. sorgfältig aufbewahren, da sie in Zukunft die zentrale Rolle im Besteuerungsverfahren einnehmen wird. Ihre Struktur ähnelt der persönlichen Steuer-ID mit dem Länderkürzel "DE" und Ziffern.