I. Zweck und rechtliche Grundlagen

Zweck der Offenlegung: Das Hauptziel der Publizitätspflicht ist die Schaffung von Transparenz. Externe Dritte (z.B. Lieferanten, Kunden, Banken, potenzielle Mitarbeiter oder Investoren) sollen die Möglichkeit haben, sich ein Bild von der wirtschaftlichen Lage und dem Erfolg eines Unternehmens zu machen. Dies stärkt die Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr und dient insbesondere dem Gläubigerschutz.

Rechtliche Grundlage: Die wesentlichen Vorschriften zur Offenlegung finden sich im Dritten Buch des Handelsgesetzbuches (HGB), insbesondere in den §§ 325 ff. HGB. Diese nationalen Regeln setzen europäische Richtlinien um.

II. Wer ist zur Offenlegung verpflichtet?

Die Offenlegungspflicht gilt nicht für alle Unternehmen. Sie betrifft primär Rechtsformen, bei denen eine Haftungsbeschränkung besteht. Zur Offenlegung sind insbesondere verpflichtet:

1. Alle Kapitalgesellschaften: Unabhängig von ihrer Größe. Dazu gehören:
   • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
   • Unternehmergesellschaft (UG (haftungsbeschränkt))
   • Aktiengesellschaft (AG)
2. Personengesellschaften ohne natürliche Person als Vollhafter: Dies sind insbesondere die GmbH & Co. KG sowie vergleichbare Rechtsformen. Da hier keine Privatperson mit ihrem gesamten Vermögen haftet, unterliegen sie denselben Transparenzanforderungen wie eine Kapitalgesellschaft.
3. Unternehmen, die nach dem Publizitätsgesetz (PublG) verpflichtet sind: Sehr große Unternehmen, die bestimmte Schwellenwerte (Bilanzsumme > 65 Mio. €, Umsatz > 130 Mio. €, Mitarbeiter > 5.000) überschreiten, auch wenn sie keine Kapitalgesellschaft sind.
4. Kreditinstitute, Finanzdienstleister und Versicherungsunternehmen unterliegen besonderen, noch strengeren Publizitätsvorschriften.

Einzelunternehmer und Personengesellschaften wie die OHG oder GbR, bei denen mindestens eine natürliche Person voll haftet, sind in der Regel nicht zur Offenlegung ihres Jahresabschlusses verpflichtet.

III. Umfang der Offenlegung: Die Größenklassen entscheiden

Was genau offengelegt werden muss, hängt von der Größe des Unternehmens ab. Das HGB (§§ 267, 267a) teilt Kapitalgesellschaften in vier Größenklassen ein. 

Je kleiner die Gesellschaft, desto umfangreicher die Erleichterungen bei der Offenlegung:

• Große und mittelgroße Gesellschaften: Müssen ihren vollständigen Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang), den Lagebericht, den Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers sowie den Bericht des Aufsichtsrats und den Beschluss über die Ergebnisverwendung offenlegen.
• Kleine Gesellschaften (§ 326 HGB): Dürfen eine verkürzte Bilanz einreichen und müssen die Gewinn- und Verlustrechnung nicht offenlegen. Der Anhang kann ebenfalls verkürzt werden.
• Kleinstgesellschaften (§ 326 Abs. 2 HGB): Müssen nur eine stark verkürzte Bilanz beim Unternehmensregister hinterlegen, nicht im Bundesanzeiger veröffentlichen. Dies ist eine wesentliche Erleichterung.

IV. Fristen, Verfahren und zuständige Stellen

Die Offenlegungsfrist: Der festgestellte Jahresabschluss muss spätestens 12 Monate nach dem Abschlussstichtag des betreffenden Geschäftsjahres elektronisch eingereicht werden (§ 325 Abs. 1a HGB).

• Beispiel: Für den Jahresabschluss zum 31.12.2024 endet die gesetzliche Offenlegungsfrist am 31.12.2025.

Zuständige Stelle: Die Unterlagen sind elektronisch an die das Unternehmensregister führende Stelle zu übermitteln. Die Veröffentlichung erfolgt dann im Bundesanzeiger.

Das Verfahren:

1. Aufstellung des Jahresabschlusses durch die Geschäftsführung.
2. Feststellung des Jahresabschlusses durch die Gesellschafterversammlung.
3. Elektronische Übermittlung der je nach Größenklasse erforderlichen Unterlagen an das Unternehmensregister.

V. Sanktionen bei Verstößen

Die Einhaltung der Offenlegungspflicht wird vom Bundesamt für Justiz (BfJ) von Amts wegen überwacht. Bei Fristversäumnis leitet das BfJ ein Ordnungsgeldverfahren ein.

Ablauf des Verfahrens:

1. Androhung des Ordnungsgeldes: Das BfJ sendet eine schriftliche Androhung und setzt eine Nachfrist von sechs Wochen, um die Offenlegung nachzuholen.
2. Festsetzung des Ordnungsgeldes: Wird die Offenlegung innerhalb der Nachfrist nicht oder nicht vollständig vorgenommen, setzt das BfJ das angedrohte Ordnungsgeld fest.
3. Höhe des Ordnungsgeldes: Das Ordnungsgeld beträgt mindestens 2.500 € und höchstens 25.000 €.
4. Wiederholung: Das Verfahren kann mit stetig erhöhten Ordnungsgeldern so lange wiederholt werden, bis die Offenlegung erfolgt ist.