Einführung: Die drei Säulen der Unternehmensprüfung

In Deutschland unterliegen Unternehmen und Selbstständige einer regelmäßigen Überprüfung durch verschiedene staatliche Institutionen. Diese externen Prüfungen, allgemein als Betriebsprüfungen bekannt, dienen der Sicherstellung, dass gesetzliche Vorschriften in den Bereichen Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und Zollabgaben korrekt eingehalten werden. Obwohl sie oft unter einem Begriff zusammengefasst werden, haben die Prüfungen durch das Finanzamt, die Deutsche Rentenversicherung und den Zoll unterschiedliche Rechtsgrundlagen, Zielsetzungen und Schwerpunkte.

1. Die Betriebsprüfung durch das Finanzamt (Steuerliche Außenprüfung)

Die bekannteste Form der Betriebsprüfung ist die steuerliche Außenprüfung, die in der Abgabenordnung (AO) geregelt ist. Ihr übergeordnetes Ziel ist die Sicherstellung der Gleichmäßigkeit der Besteuerung durch die Überprüfung der steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens.

Zweck und Prüfungsschwerpunkte

Der Prüfer des Finanzamts verifiziert, ob der Steuerpflichtige seine Bücher und Aufzeichnungen ordnungsgemäß geführt und seine Steuererklärungen vollständig und korrekt abgegeben hat. Im Fokus stehen dabei alle relevanten Steuerarten wie Umsatzsteuer, Gewerbesteuer sowie Körperschaft- oder Einkommensteuer. Typische Prüfungsschwerpunkte sind:

• Kassenführung: Ordnungsmäßigkeit von Kassenbüchern, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben.
• Umsatz- und Vorsteuer: Korrekte Verbuchung von Einnahmen, Prüfung von Eingangsrechnungen auf ihre Vorsteuerabzugsberechtigung.
• Betriebsausgaben: Angemessenheit und Nachweis von Ausgaben, z. B. bei Reisekosten, Bewirtungsbelegen oder der Nutzung von Firmenfahrzeugen.
• Gewinnermittlung: Korrekte Periodenabgrenzung und Bewertung von Vermögensgegenständen und Verbindlichkeiten.
• Verdeckte Gewinnausschüttungen: Bei Kapitalgesellschaften wird geprüft, ob Leistungen an Gesellschafter fremdüblich sind.

Ablauf der Prüfung

1. Prüfungsanordnung: Die Prüfung beginnt nicht unangekündigt. Das Unternehmen erhält eine schriftliche Prüfungsanordnung, die den Prüfungszeitraum, die zu prüfenden Steuerarten und den Prüfungsort (meist im Unternehmen) festlegt. Zwischen Anordnung und Prüfungsbeginn liegen in der Regel einige Wochen.
2. Prüfungsbeginn und -durchführung: Die Prüfung startet mit einer Eröffnungsbesprechung, in der der Ablauf geklärt wird. Der Prüfer sichtet dann die Buchführungsunterlagen, Verträge und Belege. Zunehmend erfolgt dies digital über den direkten Zugriff auf die Buchhaltungssoftware des Unternehmens (digitale Betriebsprüfung).
3. Schlussbesprechung: Nach Abschluss der Prüfungshandlungen werden die Ergebnisse und eventuelle strittige Punkte in einer Schlussbesprechung erörtert. Hier hat das Unternehmen die Möglichkeit, Stellung zu nehmen und Missverständnisse auszuräumen.
4. Prüfungsbericht: Der Prüfer fasst seine Feststellungen in einem schriftlichen Prüfungsbericht zusammen. Dieser Bericht ist die Grundlage für eventuell geänderte Steuerbescheide, die zu Steuernachzahlungen (zuzüglich Zinsen) oder in selteneren Fällen auch zu Steuererstattungen führen können.

2. Die Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung (Sozialversicherungsprüfung)

Die Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung Bund ist im Vierten Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) verankert und findet grundsätzlich bei jedem Arbeitgeber mindestens alle vier Jahre statt. Ihr Ziel ist die Überprüfung der korrekten Abführung der Sozialversicherungsbeiträge.

Zweck und Prüfungsschwerpunkte

Im Kern geht es darum sicherzustellen, dass für alle Beschäftigten die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung in der korrekten Höhe berechnet und abgeführt wurden. Die Prüfung erstreckt sich auch auf die Künstlersozialabgabe und die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung. Wesentliche Prüfungsfelder sind:

• Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen: Wurden freie Mitarbeiter (Scheinselbstständigkeit) oder geringfügig Beschäftigte (Minijobber) korrekt sozialversicherungsrechtlich eingestuft?
• Arbeitsentgelt: Wurden alle Bestandteile des Gehalts (z. B. Einmalzahlungen, Sachbezüge, geldwerte Vorteile) bei der Beitragsberechnung berücksichtigt?
• Meldewesen: Sind alle Mitarbeiter korrekt zur Sozialversicherung an- und abgemeldet worden?
• Umlageverfahren: Wurden die Umlagen für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1) und für den Mutterschutz (U2) korrekt abgeführt?
• Künstlersozialabgabe: Wurden für beauftragte selbstständige Künstler und Publizisten die entsprechenden Abgaben entrichtet?

Ablauf der Prüfung

Der Ablauf ähnelt dem der steuerlichen Prüfung.

1. Ankündigung: Der Prüfdienst der Rentenversicherung kündigt die Prüfung schriftlich an und fordert die relevanten Unterlagen an (insbesondere Lohn- und Gehaltskonten, Meldeunterlagen).
2. Durchführung: Die Prüfung findet in der Regel in den Räumlichkeiten des Unternehmens oder des Steuerberaters statt. Der Prüfer gleicht die gemeldeten Daten mit den tatsächlichen Lohnunterlagen ab.
3. Schlussbesprechung und Bescheid: Auch hier werden die Ergebnisse in einer Schlussbesprechung erörtert. Im Anschluss erhält der Arbeitgeber einen Bescheid, der die festgestellten Beitragsnachforderungen oder -erstattungen detailliert auflistet. Gegen diesen Bescheid kann Widerspruch eingelegt werden.

3. Die Betriebsprüfung durch den Zoll (Zoll- und Außenwirtschaftsprüfung)

Prüfungen durch den Zoll (Hauptzollamt) sind für Unternehmen relevant, die Waren importieren, exportieren oder mit verbrauchsteuerpflichtigen Gütern handeln. Die Rechtsgrundlagen finden sich im Zollkodex der Union (UZK), dem Außenwirtschaftsgesetz (AWG) und den nationalen Steuergesetzen.

Zweck und Prüfungsschwerpunkte

Die Zollprüfung kontrolliert die Einhaltung zoll- und außenwirtschaftsrechtlicher sowie verbrauchsteuerlicher Vorschriften. Die Prüfer stellen sicher, dass alle Abgaben (Zölle, Einfuhrumsatzsteuer, Verbrauchsteuern) korrekt berechnet und entrichtet wurden. Die Hauptprüfungsfelder sind:

• Zolltarifliche Einreihung: Wurden die importierten Waren der korrekten Warennummer des Zolltarifs zugeordnet? Davon hängt die Höhe des Zollsatzes ab.
• Zollwert: Wurde der Wert der Waren für die Zollberechnung korrekt ermittelt? Hierzu gehören neben dem Kaufpreis auch Transportkosten, Lizenzen etc.
• Warenursprung und Präferenzen: Wurden Zollvergünstigungen (Präferenzen) aufgrund von Freihandelsabkommen zu Recht in Anspruch genommen? Dies erfordert lückenlose Nachweise über den Ursprung der Waren.
• Verbrauchsteuern: Bei Handel mit z. B. Alkohol, Tabak, Kaffee oder Energieerzeugnissen wird die korrekte Besteuerung geprüft.
• Außenwirtschaftsrecht: Einhaltung von Exportkontrollen, Embargos und Genehmigungspflichten beim Export von Gütern.

Ablauf der Prüfung

1. Prüfungsanordnung: Ähnlich wie beim Finanzamt wird die Prüfung schriftlich angeordnet und legt den Prüfungsgegenstand und -zeitraum fest.
2. Durchführung: Der Zollprüfer analysiert die Import- und Exportvorgänge des Unternehmens. Dies umfasst die Prüfung von Handelsrechnungen, Frachtpapieren, Kalkulationsunterlagen und Zollanmeldungen.
3. Schlussbesprechung und Prüfungsbericht: Die Ergebnisse werden besprochen und in einem Bericht festgehalten.
4. Bescheid: Auf Basis des Berichts kann es zu Nacherhebungsbescheiden für zu wenig gezahlte Zölle und Steuern oder zu Erstattungen kommen. Bei Verstößen gegen das Außenwirtschaftsrecht können auch Bußgeld- oder Strafverfahren eingeleitet werden.