Teil 1: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA)

A. Zweck und Funktionsweise Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist das Kerninstrument des deutschen Umsatzsteuersystems zur unterjährigen Abführung der Umsatzsteuer. Mit ihr deklariert der Unternehmer regelmäßig seine Umsatzsteuerzahllast gegenüber dem Finanzamt.

Die Zahllast wird nach folgendem Prinzip ermittelt:

Vereinnahmte Umsatzsteuer (aus eigenen Verkäufen) - Bezahlte Vorsteuer (aus Einkäufen) = Umsatzsteuer-Zahllast (oder Erstattungsanspruch)

Zahllast: Ist die vereinnahmte Umsatzsteuer höher als die abziehbare Vorsteuer, muss die Differenz an das Finanzamt gezahlt werden.
Erstattungsanspruch: Ist die Vorsteuer höher als die vereinnahmte Umsatzsteuer (z.B. bei hohen Investitionen), wird die Differenz vom Finanzamt erstattet.

B. Rechtliche Grundlage: Die Pflicht zur Abgabe der UStVA ist in § 18 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt.

C. Abgabezeitraum und Schwellenwerte (Stand 2025) Die Häufigkeit der Abgabe richtet sich nach der Höhe der Umsatzsteuerschuld des vorangegangenen Kalenderjahres:

Monatliche Abgabe: Wenn die Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres mehr als 9.000 € betrug.
Vierteljährliche Abgabe (Regelfall): Wenn die Zahllast des Vorjahres zwischen 2.000 € und 9.000 € lag.
Befreiung von der Voranmeldung: Wenn die Zahllast des Vorjahres unter 2.000 € lag, kann das Finanzamt den Unternehmer von der Pflicht zur Abgabe von Voranmeldungen befreien. Dann ist nur noch eine Jahreserklärung fällig.

Existenzgründer müssen in den ersten beiden Jahren ihrer Tätigkeit in der Regel monatliche Voranmeldungen abgeben.

D. Fristen und Zahlung

Abgabefrist: Die UStVA muss elektronisch (via ELSTER) bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldezeitraums (Monat oder Quartal) an das zuständige Finanzamt übermittelt werden.
Fälligkeit: Die berechnete Vorauszahlung ist am selben Tag fällig.
Dauerfristverlängerung: Unternehmer können eine pauschale Fristverlängerung um einen Monat beantragen.
- Quartalszahler: Können den Antrag formlos stellen.
- Monatszahler: Müssen bis zum 10. Februar eines Jahres eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Vorjahres-Zahllast leisten. Diese wird am Jahresende wieder verrechnet.

Teil 2: Die Zusammenfassende Meldung (ZM)

A. Zweck und Funktionsweise Die Zusammenfassende Meldung ist keine Steuerzahlungs-Erklärung, sondern ein reines Kontroll- und Informationsinstrument für den Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU.

Ihr Zweck ist es, die korrekte Besteuerung von steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen sicherzustellen. Der deutsche Unternehmer meldet seine steuerfreien Umsätze an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Das BZSt leitet diese Informationen an die Finanzbehörden im EU-Bestimmungsland weiter. Diese können dann überprüfen, ob der dort ansässige Kunde seinen innergemeinschaftlichen Erwerb ordnungsgemäß der Umsatzsteuer unterworfen hat.

Die Abgabe einer korrekten und vollständigen ZM ist eine zwingende Voraussetzung für die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung!

B. Rechtliche Grundlage: Die Pflicht zur Abgabe der ZM ist in § 18a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt.

C. Wer muss eine ZM abgeben? Jeder Unternehmer, der eine der folgenden Leistungen an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat erbringt:

Steuerfreie innergemeinschaftliche Warenlieferungen.
Leistungen, die unter das Reverse-Charge-Verfahren fallen (z.B. Beratungsleistungen).
Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften.

D. Inhalte der ZM Die ZM listet für jeden EU-Kunden auf:

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Kunden.
Die Summe der Bemessungsgrundlagen aller an diesen Kunden erbrachten Lieferungen/Leistungen im Meldezeitraum.
Eine Kennzeichnung der Art des Umsatzes (Lieferung, Leistung, Dreiecksgeschäft).

E. Abgabezeitraum und Fristen

Grundsätzlich monatlich: Wenn der Wert der innergemeinschaftlichen Warenlieferungen mehr als 50.000 € im laufenden oder einem der vier vorangegangenen Quartale betrug.
Wahlrecht für quartalsweise Abgabe: Liegen die Werte darunter, kann der Unternehmer wählen, die ZM quartalsweise abzugeben. Für sonstige Leistungen (Dienstleistungen) ist der quartalsweise Rhythmus der Regelfall.
Abgabefrist: Die ZM muss elektronisch bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt werden.
Wichtiger Hinweis: Die Dauerfristverlängerung der Umsatzsteuer-Voranmeldung gilt nicht für die Zusammenfassende Meldung.