Einführung: Was ist ein Erstellungsbericht?

Der Erstellungsbericht, auch als Erläuterungsbericht bekannt, ist ein schriftliches Dokument, das von einem Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder vereidigten Buchprüfer im Zusammenhang mit der Erstellung eines Jahresabschlusses für ein Mandantenunternehmen verfasst wird. Er ist kein gesetzlich vorgeschriebener Bestandteil des Jahresabschlusses selbst (wie Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung oder Anhang), sondern ein Produkt der Berufsstandsstandards. Seine Hauptfunktion besteht darin, die durchgeführten Tätigkeiten bei der Aufstellung des Jahresabschlusses zu dokumentieren, die rechtlichen und wirtschaftlichen Grundlagen des Unternehmens darzustellen und die Zahlen des Abschlusses für den Adressaten verständlich zu machen und zu erläutern.

Zweck und Adressaten des Berichts

Obwohl der Erstellungsbericht primär für das bilanzierende Unternehmen selbst bestimmt ist, dient er in der Praxis vor allem externen Adressaten. Dazu gehören insbesondere Banken, Kreditgeber, Lieferanten, Leasinggesellschaften und potenzielle Investoren. Für diese externen Parteien erhöht ein von einem professionellen Berater erstellter Jahresabschluss samt Erstellungsbericht die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen in die vorgelegten Finanzzahlen erheblich, selbst wenn keine formelle Abschlussprüfung stattgefunden hat. Er fungiert als Qualitätssiegel, das signalisiert, dass die Buchführung des Unternehmens in einen normgerechten Jahresabschluss überführt wurde. Für den erstellenden Berater dient der Bericht zudem der Dokumentation seiner Arbeit und der Abgrenzung seiner Verantwortlichkeit.

Die entscheidende Abgrenzung: Erstellung vs. Prüfung

Der wichtigste Aspekt zum Verständnis des Erstellungsberichts ist die strikte Abgrenzung zu einer Abschlussprüfung und dem dazugehörigen Bestätigungsvermerk (Testat). Der Unterschied ist fundamental:

• Erstellung: Bei der Erstellung eines Jahresabschlusses übernimmt der Berater die vom Mandanten geführten Bücher und die von ihm bereitgestellten Belege und Informationen und entwickelt daraus den Jahresabschluss. Er führt keine Prüfungshandlungen durch, um die materielle Richtigkeit der Buchführung zu verifizieren. Er prüft also nicht, ob ein Beleg echt ist oder ob alle Geschäftsvorfälle erfasst wurden. Die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der zugrunde liegenden Buchführung verbleibt vollumfänglich beim Unternehmen.
• Prüfung: Eine Abschlussprüfung hingegen beinhaltet umfangreiche, geplante Prüfungshandlungen (z. B. Einholung von Saldenbestätigungen, Inventurbeobachtung, Belegprüfungen), um mit hinreichender Sicherheit festzustellen, ob der Jahresabschluss in allen wesentlichen Belangen den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Das Ergebnis ist ein Bestätigungsvermerk, der ein hohes Maß an Sicherheit (Prüfungsurteil) bietet.

Der Erstellungsbericht enthält daher immer eine klarstellende Schlusserklärung, die besagt, dass die Erstellung ohne Prüfungshandlungen erfolgte und deshalb kein Prüfungsurteil zur Ordnungsmäßigkeit von Buchführung und Jahresabschluss abgegeben werden kann.

Berufsständische Grundlagen und Arten des Erstellungsberichts

Die Anforderungen an den Erstellungsbericht ergeben sich nicht aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), sondern aus den Verlautbarungen der Berufsverbände, insbesondere der Bundessteuerberaterkammer und des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW). Diese Standards unterscheiden grundsätzlich zwei Arten der Erstellung, die sich im Umfang der Tätigkeit des Beraters und damit auch im Inhalt des Berichts niederschlagen:

1. Erstellung ohne Plausibilitätsbeurteilungen: Dies ist die Basisvariante. Der Berater übernimmt die Buchführung des Mandanten und setzt sie rein formal in die Gliederung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung um. Er führt keine inhaltlichen Würdigungen oder Analysen durch.
2. Erstellung mit Plausibilitätsbeurteilungen: Bei dieser höherwertigen Variante führt der Berater über die reine Erstellung hinaus Befragungen der Unternehmensleitung und analytische Beurteilungen durch. Er prüft die Angaben des Mandanten auf ihre Plausibilität (d.h. auf ihre innere Stimmigkeit und Nachvollziehbarkeit). Er könnte beispielsweise die Umsatzentwicklung mit der Branche vergleichen oder die Entwicklung des Materialaufwands hinterfragen. Wichtig ist: Auch diese Plausibilitätsbeurteilungen sind keine Prüfungshandlungen und begründen kein Prüfungsurteil, sie erhöhen aber die Qualität und Aussagekraft des Abschlusses.

Inhalt und Aufbau eines Erstellungsberichts

Ein professioneller Erstellungsbericht ist standardisiert und logisch aufgebaut. Typische Gliederungspunkte sind:

• Überschrift: Klare Kennzeichnung als "Bericht über die Erstellung des Jahresabschlusses zum...".
• Auftrag und Durchführung: Beschreibung des erteilten Auftrags und Angabe, nach welchen Grundsätzen (mit oder ohne Plausibilitätsbeurteilungen) gearbeitet wurde.
• Rechtliche und wirtschaftliche Verhältnisse: Darstellung der Rechtsform, des Unternehmensgegenstandes, der Beteiligungsverhältnisse und der allgemeinen wirtschaftlichen Lage des Unternehmens im Berichtsjahr.
• Angewandte Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden: Erläuterung der wesentlichen Grundsätze, nach denen das Vermögen und die Schulden bewertet wurden (z. B. Abschreibungsmethoden, Bewertung von Vorräten).
• Erläuterungen zur Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung: Detaillierte Aufschlüsselung und Erklärung der wichtigsten Posten des Jahresabschlusses, um die Zahlen transparent und nachvollziehbar zu machen.
• Sonstige Angaben: Hier können beispielsweise Informationen zur Entwicklung des Anlagevermögens oder zu Haftungsverhältnissen aufgeführt werden.
• Schlusserklärung: Die bereits erwähnte, standardisierte Erklärung, die den Charakter der Erstellung von einer Prüfung klar abgrenzt.
• Datum und Unterschrift: Unterzeichnung durch den verantwortlichen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.