1. Steuerliche Pflichten

Der Arbeitgeber fungiert als eine Art "Erfüllungsgehilfe" des Finanzamts. Er ist gesetzlich verpflichtet, die auf den Arbeitslohn entfallenden Steuern direkt einzubehalten und an das zuständige Finanzamt abzuführen.

a) Einbehalt und Abführung der Lohnsteuer

• Lohnsteuer: Dies ist eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber berechnet die Höhe anhand der individuellen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) des Arbeitnehmers. Diese Merkmale (Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession) werden elektronisch bei der Finanzverwaltung abgerufen.
• Solidaritätszuschlag: Auch wenn er für viele Arbeitnehmer entfallen ist, muss er für Besserverdienende weiterhin berechnet und abgeführt werden.
• Kirchensteuer: Falls der Arbeitnehmer Mitglied einer steuererhebungsberechtigten Religionsgemeinschaft ist, wird die Kirchensteuer ebenfalls vom Arbeitgeber einbehalten.

b) Lohnsteuer-Anmeldung Der Arbeitgeber muss die einbehaltenen Steuerbeträge in der Regel monatlich (in manchen Fällen vierteljährlich oder jährlich) über eine Lohnsteuer-Anmeldung elektronisch an das Finanzamt melden und den Gesamtbetrag dorthin überweisen. Stichtag ist üblicherweise der 10. Tag des Folgemonats.

c) Lohnkonto und Lohnsteuerbescheinigung Für jeden Arbeitnehmer muss ein Lohnkonto geführt werden, in dem alle relevanten Daten (Bruttolohn, Steuerabzüge, Sozialversicherungsbeiträge) dokumentiert sind. Nach Ablauf des Kalenderjahres (oder bei Austritt) ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung auszustellen und die Daten an die Finanzverwaltung zu übermitteln.

d) Haftung Der Arbeitgeber haftet für die korrekte Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer. Werden Fehler gemacht, kann das Finanzamt die Steuerschuld vom Arbeitgeber nachfordern.

2. Sozialversicherungsrechtliche Pflichten

Der Arbeitgeber ist für die korrekte Abwicklung der Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich. Er zahlt nicht nur seinen eigenen Anteil, sondern behält auch den Arbeitnehmeranteil vom Bruttogehalt ein und führt den Gesamtbetrag ab.

Die deutsche Sozialversicherung besteht aus fünf Zweigen:

1. Krankenversicherung (KV)
2. Pflegeversicherung (PV)
3. Rentenversicherung (RV)
4. Arbeitslosenversicherung (AV)
5. Gesetzliche Unfallversicherung (UV)

a) Meldeverfahren

• Anmeldung: Jeder neue Arbeitnehmer muss unverzüglich (spätestens mit Aufnahme der Beschäftigung) bei der zuständigen Krankenkasse angemeldet werden. Die Krankenkasse fungiert als zentrale Einzugsstelle für alle Sozialversicherungsbeiträge (außer der Unfallversicherung).
• Abmeldung: Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss eine Abmeldung erfolgen.
• Jahresmeldung (DEÜV): Für jeden Beschäftigten muss bis zum 15. Februar des Folgejahres eine Jahresmeldung abgegeben werden.
• Sonstige Meldungen: Änderungen (z.B. Gehaltsänderungen, die die Jahresarbeitsentgeltgrenze betreffen) oder Unterbrechungen (z.B. Elternzeit) müssen ebenfalls gemeldet werden.

b) Beitragsberechnung und -abführung

• Der Arbeitgeber berechnet den Gesamtsozialversicherungsbeitrag, der sich aus dem Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zusammensetzt. Die Kosten werden grundsätzlich paritätisch (ca. 50/50) geteilt. Ausnahmen gelten beim Zuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose (trägt der Arbeitnehmer allein) und in Sachsen bei der Pflegeversicherung.
• Die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) trägt der Arbeitgeber allein.
• Die Beiträge werden vom Bruttogehalt bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze berechnet.
• Der Gesamtbeitrag muss spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats an die zuständige Krankenkasse abgeführt werden.

c) Umlageverfahren (U1, U2, U3) Arbeitgeber sind zur Teilnahme am Umlageverfahren der Krankenkassen verpflichtet:

• U1 (Krankheit): Erstattung eines Teils der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Pflicht für Betriebe mit i.d.R. nicht mehr als 30 Mitarbeitern.
• U2 (Mutterschaft): Erstattung der Aufwendungen im Zusammenhang mit Mutterschaft (z.B. Mutterschutzlohn, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld). Pflicht für alle Arbeitgeber.
• Insolvenzgeldumlage (früher U3): Finanzierung des Insolvenzgeldes für Arbeitnehmer. Pflicht für alle Arbeitgeber.

3. Arbeitsrechtliche Pflichten

Diese Pflichten ergeben sich aus Gesetzen, Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen und dem individuellen Arbeitsvertrag. Sie regeln das direkte Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

a) Hauptpflichten

• Vergütungspflicht: Die pünktliche und korrekte Zahlung des vereinbarten Gehalts ist die primäre Pflicht des Arbeitgebers. Dabei ist der gesetzliche Mindestlohn zu beachten.
• Beschäftigungspflicht: Der Arbeitnehmer hat ein Recht darauf, entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen beschäftigt zu werden.

b) Nebenpflichten (Auswahl)

• Fürsorgepflicht und Arbeitsschutz: Der Arbeitgeber muss Arbeitsplatz und Arbeitsabläufe so gestalten, dass Leben und Gesundheit der Mitarbeiter geschützt sind. Dies umfasst die Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes, der Arbeitsstättenverordnung und die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen.
• Urlaubsgewährung: Der Arbeitgeber muss den gesetzlichen (oder vertraglich höheren) Mindesturlaub gewähren und sicherstellen, dass dieser genommen wird.
• Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Bei Krankheit eines Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber das Gehalt bis zu sechs Wochen weiterzahlen.
• Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes: Der Arbeitgeber ist für die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten, Pausen- und Ruhezeiten verantwortlich.
• Nachweispflicht: Gemäß Nachweisgesetz muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich aushändigen.
• Gleichbehandlung: Der Arbeitgeber darf Mitarbeiter nicht ohne sachlichen Grund ungleich behandeln (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz - AGG).
• Datenschutz (DSGVO): Der Arbeitgeber muss die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter streng nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung verarbeiten.
• Zeugniserteilung: Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis.

c) Pflichten bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

• Kündigungsschutz: In Betrieben mit mehr als 10 Mitarbeitern gilt das Kündigungsschutzgesetz (KSchG). Eine Kündigung muss sozial gerechtfertigt sein (personen-, verhaltens- oder betriebsbedingt).
• Formvorschriften: Eine Kündigung muss immer schriftlich erfolgen.
• Fristen: Gesetzliche oder vertragliche Kündigungsfristen sind einzuhalten.
• Aushändigung der Arbeitspapiere: Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer bei Austritt alle relevanten Unterlagen (z.B. Lohnsteuerbescheinigung, Urlaubsbescheinigung, Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit) aushändigen.